Рассмотрим следующий список, на примере
которого разберем основные операции со списками: 
Файл с этим списком можно взять
здесь.
Правила создания списков
Чтобы достичь максимальной эффективности при
дальнейшей работе со списком, желательно следовать
некоторым простым правилам:
- Каждый столбец должен содержать информацию
одного типа. В списке товаров, например, один
столбец стоит отвести под название товара, другой -
под его стоимость, третий - под дату продажи и т.д.,
а не "валить все в одну кучу" как это часто бывает.
- Лучше делить информацию на как можно большее
количество столбцов (полей). Например, ФИО лучше
делить на три отдельных столбца с фамилией,
именем и отчеством, соответственно, чтобы
впоследствии лего найти всех людей с нужным именем
(а если завтра "Татьянин День"?)
- Верхняя строка списка должна быть "шапкой", т.е.
содержать заголовки столбцов. К сожалению, Excel в
большинстве случаев не умеет корректно работать с
многоуровневыми "шапками", поэтому красивую
многострочную "шапку" с кучей объединенных ячеек
лучше приберечь для отчета или презентации, а в
реальном списке ограничиться однострочной без пустых
и объединенных ячеек.
- Список
не должен содержать внутри пустых строк и столбцов
- это может вызывать большое количество сложностей в
будущем, поскольку Excel считает пустые
строки/столбцы окончанием текущего списка.
- Не стоит размещать какие-либо другие данные
слева или справа от списка - они могут быть скрыты
во время фильтрации списка, например, с
использованием Автофильтра.
Закрепление/разделение строк и столбцов
При просмотре списков большого размера, первая
проблема с которой сталкивается пользователь - это
прокрутка заголовков строк или столбцов за пределы окна
и все неудобства, связанные с этим. В такой ситуации
имеет смысл закрепить "шапку" таблицы, т.е. сделать так,
чтобы полосы прокрутки не влияли на первые строки и/или
столбцы таблицы.
Для этого надо установить активную ячейку так, чтобы
закрепляемые строки и столбцы находились выше и левее и
выбрать в меню Окно - Закрепить области
(Window - Freeze Panes).
Теперь можно смело прокручивать список, не теряя из виду
заголовки строк и столбцов.
Существует также возможность разделить лист на
области - вертикально, горизонтально или в обоих
направлениях (крест-накрест) одновременно. Области окна
предоставляют возможность независимого прокручивания
разных частей рабочего листа, чтобы, например, увидеть
рядом сразу 125-й и 213-й столбцы или "голову" и "хвост"
большого списка.
Для разделения окна на области установите активную
ячейку в центр экрана (примерно) и выберите в меню
Окно - Разделить (Window
- Split). Окно разделится на
четыре части, причем "перекрестие" деления можно
свободно перетаскивать мышью по экрану:
Там же, в меню Окно можно
отключить закрепление
(Unfreeze) и разделение
(Remove Split)
областей экрана.
Поиск записей
Если необходимо найти в большом списке строку
(запись) с нужной информацией, то можно воспользоваться
командой в меню Правка - Найти
(Edit - Find)
или нажать сочетание клавиш Ctrl+F.
На экране отобразится окно поиска, куда и нужно
ввести ту, информацию, которую Вы ищете:
После ввода искомого значения в строку Найти:
пользователь должен нажать на кнопку Найти далее
- Excel переместит его к первому вхождению искомого
текста в документ. Последующее нажатие на кнопку
Найти далее приведет к перемещению к следующему
вхождению и т.д. Кнопка Найти все
выводит на экран список всех найденных объектов, причем
каждый элемент списка является гиперссылкой:
Если нажать кнопку Параметры >>, то
в нижней части окна поиска появятся элементы управления,
позволяющие производить поиск нужной записи более
детально:
Выпадающий список Просматривать позволяет
выбрать направление просмотра - по строкам (т.е. сверху
вниз) или по столбцам (т.е. слева направо).
Выпадающий список Область поиска задает место,
где будет производиться поиск требуемой информации - в
формулах, значениях или примечаниях к ячейкам.
Флажок Учитывать регистр позволяет задать -
надо ли различать при поиске строчные и прописные буквы.
Флажок Ячейка целиком позволяет искать в
ячейках искомый текст в качестве подстроки или же
полностью.
Кнопка Формат позволяет искать
ячейки с нужным форматированием, например, все ячейки
залитые желтым или ячейки с полужирным начертанием
текста.
Просмотр и ввод данных через форму
Пользователь всегда может внести новую информацию в
список, просто перейдя к первой пустой строке внизу
списка и введя данные с клавиатуры. Но еще проще это
сделать с помощью формы. Для тех, кто имеет хотя бы
небольшой опыт работы в Microsoft Access формы Excel уж
точно открытием не станут - идея та же.
Выделите любую ячейку в списке и выберите в меню
Данные - Форма (Data
- Form). На экране появится форма:
В строке заголовка формы Excel выводит имя листа, на
котором расположен список. Чуть ниже находятся заголовки
всех столбцов списка. В правом верхнем углу окна
выводится информация об общем количестве строк в списке
и номере строки, отображаемой в данный момент. По
умолчанию отображается содержимое первой строки списка.
Перемещение по списку производится полосой прокрутки в
центральной части окна или кнопками Назад и
Далее.
Для добавления новой записи пользователь должен
щелкнуть по кнопке Добавить. Excel выведет пустую
форму, в строки которой нужно ввести новые значения и
после окончания ввода нажать кнопку Закрыть.
Excel автоматически расширит список вниз, дописав
введенные данные после последней строки.
Кнопка Критерии - выведет пустую
форму, с помощью которой можно искать записи по
введенным критериям.
Кнопка Удалить - удалит текущую
запись (строку).
